Joo Kotien asiakastietojen käsittely

1. Rekisterinpitäjä

Joo Group Oy / Joo kodit (jäljempänä Joo kodit), PL 196, 00101 Helsinki

puh. 020 766 1390 tietosuoja(at)joo-kodit.fi

Joo Kodit (rekisterinpitäjä) käsittele henkilötietoja soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

2. Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Joo Kodit käsittelee asiakkuus- ja vuokrasuhteen hoitamiseen sekä markkinointiin, viestintään ja sähköiseen lukitukseen liittyviä henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vuokra-asuntoihin liittyvä asiakassuhteiden hankinta, hallinta, hoitaminen, ylläpitäminen ja vuokra-asumispalveluiden kehittäminen sekä sähköisen lukitusjärjestelmien, tallentavan kameravalvonnan ja rakennuttajan huoneistoon asentaman anturivalvonnan tai muun teknisen järjestelmän osalta ihmisten ja omaisuuden suojeleminen.

Rekisterinpitäjä säilyttää ja arvioi myös tietoja käynneistä rekisterinpitäjän verkkosivuilla ja käyttää tietoja mainonnan kohdentamiseen. Näitä tietoja käytetään myös mainonnan ja rekisterinpitäjän tarjoamien asumispalveluiden kehittämiseen.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Rekisterinpitäjän suorittaman henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat asiakkaan ja rekisterinpitäjän välinen sopimus, asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Asiakkuus- ja vuokrasuhteen perustamiseen ja hoitoon liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen. Sähköiseen lukitukseen, tallentavan kameravalvonnan ja anturivalvonnan tai muuhun tekniseen järjestelmään pohjautuva henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun omaisuuden suojaamiseksi.

Rekisterinpitäjän asumispalvelujen laadunvalvontaan ja kehittämiseen käytettävä henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Lisäksi tietoja voidaan kerätä potentiaalisista asiakkaista myynti- ja markkinointitarkoitusta varten. Käsittelyperusteena on tällöin tietolähteestä riippuen rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai rekisteröidyn antaman suostumus.

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Joo Kodit kerää seuraavia henkilötietoja:

• Asiakkaina olevat vuokralaiset ja heidän kanssaan asuvat mahdollisine edustajineen tai yhteyshenkilöineen

  • Nimi ja syntymäaika

  • Yhteystiedot: puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite

  • Vuokralaisen henkilötunnus tai yrityksen y-tunnus laskutusta ym. varten

  • Asiointikieli

  • Tarvittaessa tiedot vuokralaisen edunvalvonnasta

  • Asiakaspalvelutilanteeseen liittyvän viestinnän tallennus

  • Asiakassuhteeseen perustuvat tiedot, kuten kontaktihistoria ja palautteet

  • Huoneistokohtaiset häiriöilmoitukset

• Asuntohakemuksen jättäneet asiakkaat ja heidän edustajansa

  • Nimi, henkilötunnus tai y-tunnus

  • Yhteystiedot ja aiempi osoite

  • Yksityiseltä hakijalta tiedot työsuhteesta tai opiskelutiedot sekä tieto luottotietojen häiriömerkinnöistä ”kyllä” tai ”ei”

  • Asiakaspalvelutilanteeseen liittyvän viestinnän tallennus

  • Asiakassuhteeseen perustuvat tiedot, kuten kontaktihistoria ja palautteet

• Potentiaaliset asiakkaat, muun muassa verkkopalvelujen tai kampanjoiden kautta tavoitetut henkilöt tai asiakaspalveluun soittavat tai SMS-viestin lähettävät henkilöt

  • Nimi ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite)

  • Asiakaspalvelutilanteeseen liittyvän viestinnän tallennus

  • Tietoja asunnon tarpeesta

  • Verkkosivuilta kerättävät tiedot, muun muassa evästetiedot

• Sähköistä kulunvalvontaa käyttävät henkilöt

  • Nimi, asunnon numero ja avainkoodi

  • Kulunvalvonnan rekisteröimä aika ja paikka

• Tallentavan kameravalvonnan nauhat (tietoja kerätään vain osassa taloja, mikäli tallentava kameravalvonta on taloyhtiössäsi käytössä, siitä informoidaan mm. vuokrasopimuksessa)

  • Videon tallentama kuvamateriaali lisättynä ajalla ja paikalla

• Rakennuttajan huoneistoon asentama lämpötila- tai kosteusanturivalvonta tai muu vastaava tekninen järjestelmä (tietoja kerätään vain osassa taloja)

  • Pelkästään huoneistokohtaiset eri arvojen tallenteet rakennusten kunnon seuraamiseen

5. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään seuraavista tietolähteistä:

• Asiakassuhteen hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot kerätään suoraan rekisteröidyltä itseltään

• Intrumin luottotietorekisteristä tarkistetaan potentiaalisten vuokralaisten luottotiedot

• Sähköisen lukituksen tiedot tulevat lukituksen järjestelmästä, tallentavan kameravalvonnan tiedot videon kuvasta ja anturivalvonnan tiedot suoraan mittauslaitteesta.

• Potentiaalisten asiakkaiden tietoja kerätään verkkopalveluista, asiakaspalvelun soitetuista puheluista tai lähetetyistä SMS-viesteistä, sosiaalisen median palveluista sekä asiakastapaamisiin, kampanjoihin tai tapahtumiin osallistuvista.

Joo Kodit voi tarvittaessa tarkistaa ja päivittää yhteystietoja ja muita henkilötietoja myös muista luotettavista julkisten tai yksityisten osapuolien tarjoamista tietolähteistä.

6. Henkilötietojen vastaanottajat/tietojen luovutus ja tietojen siirto

Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterien tietoja rikos- ja väärinkäytösepäilyjen selvittämiseksi viranomaiselle. Tietoja voidaan luovuttaa myös muille viranomaisille, jos siihen on jokin lakisääteinen peruste.

Rekisterinpitäjä voi kuitenkin siirtää henkilötietoja siten, että henkilötietojen käsittelijä käyttää siirrettyjä tietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun, esimerkiksi isännöitsijä, turvallisuustoimintaa harjoittava taho, lukkoliike, urakoitsija, perintä- tai asianajotoimisto tai asiakastyytyväisyyskyselyitä tuottava yritys sopimuksenmukaisia tehtäviään hoitaessaan. Henkilötietojen käsittelijälle luovutetaan vain kyseisen tehtävän kannalta tarpeelliset henkilötiedot. Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu tällöin noudattamaan henkilötietojen käsittelyn ehtoja kuten rekisterinpitäjä.

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelijä voi siirtää tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, mikäli tästä laaditaan nimenomainen, etukäteinen kirjallinen sopimus ja siirrossa noudatetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Esimerkiksi rekisterinpitäjän verkkosivuilla on käytössä Hubspot, jonka käyttämisen yhteydessä henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä ei voi estää verkkosivujen kolmansien osapuolten evästetietojen mahdollista luovutusta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin käyttötarkoituksen kannalta on tarpeellista. Säilyttämisaika vaihtelee henkilötiedoittain sen mukaan, mikä on juuri sen henkilötiedon käsittelyn tarkoitus.

Asiakkaiden, eli vuokralaisten ja vuokra-asuntohakemuksen jättäneiden henkilötietoja säilytetään toimeksiannon ja mahdollisen vuokrasuhteen vaatiman ajan, mutta henkilötietoja voidaan myös säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia. Asiakassuhteen henkilötiedot poistetaan viimeistään seitsemän vuoden kuluessa asiakassuhteen päättymisestä.

Potentiaalisten asiakkaiden eli esimerkiksi suostumuksensa verkkopalveluissa tai tapahtumissa antaneiden tietoja säilytetään toistaiseksi eli niin kauan, kunnes suostumus perutaan tai sen aikaa, kun kyseisiä henkilötietoja voidaan hyödyntää asiakasviestintään tai markkinointiin.

Sähköisen kulunvalvonnan ja tallentavan kameravalvonnan tietoja säilytetään samoilla perustein kuin muitakin vuokrasopimukseen perustuvia tietoja. Kosteusanturin tai muun vastaavan teknisen järjestelmän tietoja käytetään ja tallennetaan koko rakennuksen elinkaaren ajalta.

Rekisterinpitäjän verkkosivujen evästetietojen säilytysajoista löytyy tarkempaa tietoa evästeitä koskevassa informaatiossa.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on:

• Oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn annettu suostumuksensa.

• Oikeus saada informaatiota henkilötietojensa käsittelystä, ellei laissa ole erikseen säädetty poikkeusta tästä.

  • Jos näitä henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin.

• Oikeus henkilötietojensa tarkistamiseen, eli rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

• Oikeus henkilötietojensa poistamiseen ilman aiheetonta viivytystä,

  • mikäli rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.

• Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.

• Oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen.

• Henkilötietojen oikaisua tai poistoa tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus

• Oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen.

• Oikeus tehdä ilmoitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisteröity katsoo rekisterinpitäjän rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.

Näiden oikeuksien toteuttamiseksi voit olla yhteydessä Joo Kotien asiakaspalveluun, yhteystiedot ovat tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1.

9. Henkilötietojen käsittely ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja automaattisen päätöksenteon avulla.

10. Henkilötietojen jatkokäsittely

Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja muihin tarkoituksiin kuin niihin, jotka on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelisi henkilötietoja muihin tarkoituksiin, rekisterinpitäjän velvollisuutena on ilmoittaa rekisteröidyille ennen jatkokäsittelyä tästä tarkoituksesta.

11. Yleinen kuvaus rekisterinpitäjän asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Henkilörekistereihin on pääsy sellaisilla rekisterinpitäjän työntekijöillä, jotka ovat sitoutuneet yrityksen tietosuojaa koskeviin kirjallisiin ohjeisiin ja salassapitosäännöksiin.

Tietojärjestelmiä koskeva tietoturva on järjestetty asianmukaisin toimenpitein: salauksin ja teknisin rajoituksin sekä suojausohjelmistoin ja palomuurein. Järjestelmiin pääsee sisään vain salasanoilla. Henkilötietoja käsitellään vain tiloissa, joissa on kulunvalvonta. Henkilötietoja sisältävät aineistot hävitetään tietoturvallisesti.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 19.11.2024.

Rekisterinpitäjä voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Rekisterinpitäjä tiedottaa rekisteröidyille erityisistä muutoksista tähän tietosuojaselosteeseen ennen kuin ne tulevat voimaan.

Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojemme käsittelystä, pyydämme ottamaan yhteyttä sähköpostitse tietosuoja(at)joo-kodit.fi tai puhelimitse 020 766 1390.